ช่วงนี้วันหยุดเยอะเหลือเกิน
ได้หยุดก็เป็นเรื่องดี แต่ได้หยุดแล้วจะได้พักหรือเปล่า ก็เป็นอีกเรื่องเนอะ
แต่พอหมดวันหยุดทีไร
ไม่ว่าจะเรื่องงาน จากหัวหน้าที่คอยตามตลอด
งานเก่าก็ยังไม่เสร็จ งานใหม่มาอีกแล้ว
หรือ ถ้าเป็นเพื่อน ๆ ในวัยเรียน
ก็คงต้องกังวล เรื่องการบ้าน งานกลุ่ม ที่ดองเอาไว้
ไหนจะต้องเตรียมพรีเซนต์อาจารย์อีก…
ไม่ว่าจะเรื่องงาน หรือ เรื่องเรียน
ยังมีเรื่องชีวิตส่วนตัวอีก เช่น ต้องแบ่งเวลาคุยกับแฟน หรือ คุยกับคุณแม่ เพราะแกจะน้อยใจที่เราไม่ค่อยได้คุยด้วยระหว่างวัน
เท่านั้นไม่พอ น้องหมาน้องแมว ก็มางอนตบเท้าใส่อีก…
หากเราไม่ทำการแบ่งเวลา จัดการชีวิต หรือ เรียงลำดับความสำคัญให้ดีเนี่ย
เราก็จะพบแต่คำว่า ไม่ทัน ไม่ทัน ไม่ไหวแล้ว อยู่ตลอดเวลา
แต่อย่างไรก็ดี พวกเราเอง ก็ไม่ได้บริหารเวลาได้เก่งมากเท่าไร
ก็เลยต้องไปเพิ่มพูนวิธี และ แนวคิด การบริหารเวลา มาพัฒนาตัวเอง
พวกเราจึงไปเจอวิธีคิดที่น่าสนใจ อยากมาแชร์ให้เพื่อน ๆ อ่านกันสั้น ๆ
เผื่อจะได้บริหารเวลาดีดีไปกับพวกเรากัน
(หรือถ้าใครมีวิธีเด็ด ๆ ก็แชร์กันได้นะจ้า)
ไปดูกันเลย !
1. กฎการแบ่งเวลาแบบ 80:20
หลักแนวคิดนี้ ถูกคิดค้นขึ้นมาโดยคุณ Vilfredo Pareto
ที่เพื่อน ๆ หลายคนอาจคุ้นเคยกันในชื่อของ “กฎของพาเรโต” (Pareto principle) หรือ หลักกการทำน้อยแต่ได้มาก ด้วยการมองว่า ลงมือทำ 20% แต่ได้ผลลัพท์ 80% นั่นเอง
โดยเนื้อหาของกฎที่ว่านี้ หากเรานำมาปรับคิดในเรื่องของการบริหารเวลาชีวิต คือ
ใน 1 วันที่ 24 ชั่วโมง นับรวมเวลานอนไปด้วยเลย
หากเรามองหลักการของพาเรโต 80:20
เวลา 20% ของวัน ก็จะคิดเป็นประมาณ 4-5 ชั่วโมง คิดกลม ๆ ว่า 4 ชั่วโมงก็แล้วกัน
คือ เราจะใช้เวลา 4 ชั่วโมงระหว่างวัน ให้เกิดผลลัพธ์ ได้มากที่สุด
ซึ่งโดยมากเขาจะแนะนำให้เป็นช่วงเวลา 4 ชั่วโมงที่ติดต่อกัน เช่น 8.30 - 12.30
หรือ บางคนก็อาจจะบริหาร เอาเรื่องงานด่วนและสำคัญ เอาออกมาทำในเวลา 4 ชั่วโมงนี้ ก็เป็นได้
(อาจนำหลักสี่เหลี่ยมการจัดการความสำคัญของ Eisenhower Box มาใช้ก็ได้นะ)
แต่สำหรับพวกเราแล้ว เวลา 4 ชั่วโมง อันแสนมีค่านี้
พวกเราก็จะทุ่มเทไปกับงานที่ต้องใช้ความคิดมากที่สุด รวมไปถึงงานวางแผนที่ต้องใช้ความคิดของเราคนเดียว แต่จะได้ชิ้นงานที่สามารถส่งต่อให้เพื่อน ๆ ในทีม นำไปสานต่อได้อีก 2-3 ชิ้นงาน
แบบนี้ก็โอเคมากเลย คุ้มค่า
ส่วนงานบางชิ้นงาน ที่ไม่ต้องใช้ความคิดเยอะ ซึ่งอาจทำได้จากความเคยชินของเรา
รวมถึงการจัดการประชุมต่าง ๆ ก็จะนำมาทำในเวลาที่เหลือแทน
อ้อ ! อีกอันนึง เราอ่านไปอ่านมา ก็ไปเจอสรุปงานวิจัยจากเว็ป Psychology today ที่ว่า มนุษย์เราจะสามารถมีสมาธิ ในการจดจ่อทำอะไรได้มากสุด 4 ชั่วโมงต่อวัน อีกด้วยเช่นกัน
(แต่อันนี้เขาไม่ได้อ้างอิงว่ามาจากหลักการ 80:20 ของพาเรโต้นะ เราไปอ่านเจอมา เลยว่า เอ้อ ! มันมีความสัมพันธ์กันในเรื่องของเวลา 4 ชั่วโมง ก็คงต้องใช้ให้คุ้มค่าที่สุด)
2. วิธีแบ่งเวลาด้วยหลักการ “70/20/10”
วิธีนี้ ถูกคิดค้นขึ้นมาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1980 โดยทีมนักจิตวิทยาที่ทำงานวิจัยร่วมกับสถาบัน Center for Creative Leadership ในประเทศสหรัฐอเมริกา
โดยผลการทดลองทางจิตวิทยาพฤติกรรม เกี่ยวกับเรื่องของการจัดการเวลาของคนที่ประสบความสำเร็จ ก็พบว่า
- 70% ของคนที่ประสบความสำเร็จ จะแบ่งเวลาเรียนรู้ด้วยตัวเอง
- 20% ของคนที่ประสบความสำเร็จ เรียนรู้จากคนที่ทำงานด้วย
- 10% ของคนที่ประสบความสำเร็จ เรียนรู้จากคอร์สเสริมอื่น หรือ แหล่งความรู้อื่น
ก็เลยออกมาเป็นที่มาของหลักการ 70/20/10
ซึ่งจุดที่น่าสนใจต่อมา คือ กรณีศึกษาการนำหลักการ “70/20/10” มาใช้งานในชีวิตจริงของคุณ Eric Schmidt ซึ่งเคยเป็นอดีต CEO ของบริษัท Alphabet (หรือ Google)
โดยเขาได้จัดแบ่งเวลาไว้ให้กับพนักงาน เป็นแบบนี้
- 70% ของเวลาทำงาน ให้ทุ่มเทไปกับ หน้าที่หลัก หรือ งานหลัก ที่ตัวเราได้รับมอบหมาย (ก็คืองานที่ต้องทำตามเป้าหมายประจำวัน)
- 20% ของเวลาทำงาน ให้พนักงานลองคิดนวัตกรรมใหม่ ๆ ที่จะมาปรับใช้ต่อยอด กับงานหลักของเรา
- 10% ของเวลาทำงาน ให้พนักงานแบ่งไปใช้สำหรับการเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ
ดูไปดูมาแล้ว มันก็คือการจัดเรียงความสำคัญ การกำหนดเวลาการโฟกัสของเรา
และการใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ในระหว่างวัน นั่นเอง
ผลลัพธ์ก็คือ อย่างน้อยที่สุด เราก็จะได้รู้ว่า เราควรจะต้องตั้งใจทุ่มเทไปกับงานอะไรบ้าง
หรือ เราควรจะหยุดทำสิ่งไหน และเปลี่ยนไปทำอย่างอื่นบ้างได้แล้ว
จะได้ไม่ใช้เวลา ที่เยอะเกินกว่าเหตุจำเป็น...
จริงๆแล้ว พอพูดถึงเรื่องการบริหารเวลาในชีวิตประจำวันแล้ว
เพื่อน ๆ ก็อย่าลืมแบ่งเวลาสำหรับการพัฒนาตัวเองด้วยนะ
เราก็แอบไปอ่านเจอเรื่องราวของ เทคนิคการแบ่งเวลา 5 ชั่วโมง สำหรับการพัฒนาตัวเองด้วยเหมือนกัน
เทคนิคการแบ่งเวลา 5 ชั่วโมง คือ การแบ่งเวลา 1 ชั่วโมงของวันธรรมดา ในแต่ละวัน ทั้งหมด 5 วัน
นำมาใช้เพื่อพัฒนาตัวเอง โดยอาจจะทำในช่วงกลางคืน ที่เราได้พักผ่อนตัวเองจากการทำงาน เรียน หรือ ออกกำลังกายไปแล้วก็ได้
โดยวิธีนี้ เป็นวิธีเดียวกันกับที่ CEO ของบริษัทยักษ์ใหญ่แห่ง Silicon Valley ชอบนำมาใช้งานกัน
โดยเขาจะกันเวลาอย่างน้อย 1 ชั่วโมง (อย่างน้อยนะ ฮ่าๆ)
ไว้สำหรับการอ่านหนังสือ การเรียนคอร์สออนไลน์ต่าง ๆ หรือดูสารคดีความรู้
รวมไปถึง การวางแผน การจัดการเวลาและลำดับความสำคัญของงานในวันรุ่งขึ้น อีกด้วย
โอเค อ่านถึงตรงนี้ เพื่อน ๆ หลายคนคงบอกว่า
โอโห แอดมิน แบบนี้ มันพูดง่ายแต่ทำยากนะ...
เราก็คงจะตอบว่า “ใช่ พวกเราเข้าใจ พวกเราก็ทำยากเหมือนกัน”
ทุกวันนี้พวกเรายังใช้หลักการแบ่งความสำคัญของงาน แบบ Eisenhower Box ที่แบ่งเป็น 4 ช่องอยู่เลย
แบบจดลงใน Post it แผ่นใหญ่ด้วยนะ (โบราณมากเลย เพราะแอบเห็นหลายคนใช้ใน ipad กันแล้ว ฮือ)
ซึ่งแรก ๆ ยอมรับว่าก็ยังไม่ชินนะ แต่หลัง ๆ ก็รู้สึกว่า
เอ้อ ! มันทำให้เราจัดการลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น นั่นรวมไปถึงการจัดการเวลาด้วย
สุดท้ายนี้ พวกเรา InfoStory ก็ขอเป็นกำลังใจเพื่อน ๆ จัดการเวลาตัวเอง และเคลียร์งานให้ทันเดดไลน์หลังจากวันหยุดกันด้วยนะ :):)
#80:20
#70/20/10
#InfoStory
แหล่งอ้างอิงเพิ่มเติม
